Dans le monde numérique d’aujourd’hui, une gestion efficace des documents est cruciale pour les entreprises. Entre le stockage, l’organisation et la récupération des informations, les défis peuvent sembler accablants. Solutions Consommables se spécialise dans l’accompagnement des PME et des colletivités pour optimiser leur gestion documentaire, en proposant des solutions adaptées et personnalisées. Découvrez comment nous pouvons vous aider à transformer ces tâches essentielles et chronophages en un processus fluide et efficace.

Pourquoi une bonne gestion documentaire est cruciale pour votre entreprise ?

Amélioration de l’efficacité

Une gestion documentaire efficace permet de réduire le temps que vos employés passent à chercher des informations. Une étude a démontré que les employés peuvent passer jusqu'à 30 % de leur temps à chercher des documents. En mettant en place des systèmes de gestion adaptés, vous réduisez ce temps, ce qui permet à vos équipes de se concentrer sur leur cœur de métier.

Réduction des coûts

Le stockage et la gestion physique des documents peuvent entraîner des coûts cachés significatifs, notamment en matière de papier, d’encre et d’espace de stockage. En digitalisant vos documents, vous économisez non seulement sur ces coûts, mais vous contribuez également à la réduction de l'empreinte carbone de votre entreprise. Solutions Consommables vous aidera à créer un environnement de travail plus durable tout en réduisant vos dépenses.

Conformité légale

Les entreprises sont confrontées à des obligations réglementaires en matière de conservation des documents. Une mauvaise gestion de ces documents peut entraîner des sanctions légales. Nos experts vous accompagnent pour mettre en place des solutions conformes aux exigences de votre secteur d’activité, garantissant ainsi la sécurité et la disponibilité de vos informations.

Sécurité et confidentialité

Avec la digitalisation, la sécurité des données devient un enjeu majeur. Solutions Consommables propose des solutions de gestion documentaires qui incluent des systèmes de sécurité avancés pour protéger vos informations sensibles. Grâce à des accès contrôlés et à des sauvegardes régulières, vous pouvez être sûr que vos données sont en sécurité.

Nos solutions de gestion documentaire 

Solutions Consommables offre une gamme variée de services conçus pour optimiser le cycle de vie documentaire de votre entreprise.

1. Numérisation des documents

La transformation numérique commence par la numérisation de vos documents papier. Nous vous aidons à convertir vos archives physiques en formats numériques, facilitant ainsi leur stockage et leur accès. Grâce à des solutions de numérisation de haute qualité, vous pouvez augmenter l'efficacité de votre entreprise.

2. Gestion Électronique des Documents (GED)

Nos services incluent la mise en place d'un système de gestion électronique des documents (GED) performant. Ce système vous permet de classer, de rechercher et de partager vos documents en toute simplicité. Vous pourrez non seulement améliorer la collaboration au sein de vos équipes, mais aussi garantir un accès rapide à l'information.

3. Amplification de la productivité

En intégrant des outils de workflow, nous pouvons automatiser le traitement des documents dans votre entreprise. Cela réduit les risques d'erreurs et accélère les flux de travail, ce qui se traduit par une productivité accrue. Nous analysons vos processus actuels pour proposer des améliorations tangibles qui faciliteront le quotidien de vos employés.

4. Formation et support

Nous croyons fermement que la technologie ne vaut que si elle est correctement utilisée. C'est pourquoi nous proposons des formations personnalisées pour vos équipes, afin qu'elles s’approprient les outils que nous mettons en place. Un support technique est également disponible pour répondre à toutes vos questions et assurer le bon fonctionnement de vos systèmes.

5. Solutions de sauvegarde et de sécurité

La sécurité de vos documents est primordiale. Nos systèmes incluent des solutions de sauvegarde automatiques et des protocoles de sécurité avancés. Cela vous permet de protéger vos données contre les pertes et les accès non autorisés, garantissant ainsi la confidentialité de vos informations sensibles.

Comment nos clients ont transformé leur gestion documentaire

Cas 1 : une entreprise dans le secteur du maritime à Rouen

Une entreprise de services maritimes a fait appel à nous pour optimiser sa gestion documentaire. Avant notre intervention, leurs documents étaient éparpillés entre plusieurs bureaux, ce qui entraînait des retards dans le traitement de l'information puisque la simultanéité était impossible. Grâce à notre solution GED, ils ont pu centraliser tous leurs documents.

Résultat : réduction de 40 % du temps consacré à la recherche de documents, permettant ainsi une meilleure gestion des projets et une satisfaction client accrue.

Ils ont aussi souhaité automatiser la vérifiaction et la rapprochement entre les commandes fournisseurs émises et les factures reçues. Notre système automatise cette tâches et les alerte en cas de non conformité.

Résultat: réduction de 60% du temps consacré au rapprochement. 

Pourquoi choisir Solutions Consommables ?

Expertise locale

En tant qu'entreprise basée en Normandie, nous comprenons les défis spécifiques auxquels sont confrontées les PME de la région. Notre équipe de consultants est expérimentée dans l’analyse des besoins locaux et peut vous proposer des solutions adaptées à votre réalité opérationnelle.

 

Service personnalisé

Chaque PME est unique, tout comme ses besoins en gestion documentaire. Solutions Consommables offre un service sur mesure pour répondre spécifiquement aux attentes de votre entreprise. Nous travaillons en étroite collaboration avec vous pour créer des solutions qui faciliteront votre quotidien.

 

Satisfaction client

Nous plaçons la satisfaction de nos clients au cœur de notre mission. Votre succès est notre priorité, et nous mettons tout en œuvre pour vous accompagner dans votre transformation numérique.

 

Prêt à révolutionner votre gestion des documents ?

Si vous êtes une PME en Normandie et que vous souhaitez optimiser le cycle de vie de vos documents, Solutions Consommables est là pour vous aider. Avec nos solutions adaptées et notre expertise locale, nous pouvons faire de la gestion documentaire un atout pour votre entreprise.